3 pasos para delegar y tener un negocio que funcione sin ti

SISTEMATIZA CON ESTOS 3 FÁCILES PASOS TU NEGOCIO

Sumario

¿Te gustaría que tu negocio siguiera generando ingresos por sí solo incluso aunque tú estuvieras en la playa bañándote en aguas cristalinas, pero ahora mismo todo depende de ti, si te vas nada funciona?

Quizás estás pensando que quieres hacer crecer tu empresa, tu departamento, pero te has quedado sin horas y es imposible para ti crear ese crecimiento en tu empresa, en tu departamento?

Este es uno de los problemas más grandes que tienen la mayoría de profesionales, la mayoría de emprendedores, la mayoría de empresarios; y por eso en este capítulo vamos a hablar de la delegación, algo tan importante para tu éxito.

Mira el vídeo hasta el final para conocer en detalle estas tres claves para crear un negocio que funcione solo y que incluso luego puedas vender o franquiciar.

Cómo hacer que un negocio funcione sin ti y porqué es tan difícil

Porque muchos expertos hablan de productividad, pero casi nadie habla de delegación, cuando la delegación es probablemente la herramienta número 1 para permitirte ser productivo y para permitirte crecer como profesional o crecer como empresario.

Esto es algo que yo le tengo que repetir constantemente a los empresarios a los que asesoro, a los emprendedores a los que asesoro, a los profesionales a los que asesoro… Porque nuestra mente nos engaña por completo muchas veces para que nunca deleguemos.

¿Y por qué ocurre esto? Pues porque, como siempre te explico, tu mente quiere la recompensa inmediata, tu mente quiere el placer inmediato. ¿Y qué supone delegar? Delegar supone parar por un momento de obtener ese placer para ponerte a delegar, para ponerte a hacer las tareas necesarias: contratar a personas, sistematizar esas tareas; para que otro haga, otra persona, otro profesional haga esa tarea y tú puedas dedicarte a seguir haciendo crecer tu empresa.

Pero necesitas parar, como te he dicho. Necesitas parar de recibir esa recompensa inmediata. Y esto a nuestra mente no le gusta nada. De hecho, a mí me engaña, a mí me engaña muchas veces…

Hace tres semanas, recuerdo que me pasé toda la semana trabajando a tope, levantándome supertemprano y acostándome incluso algunos días a las once de la noche trabajando. Y creo que fue el viernes, cuando llegó el viernes, que me entró fiebre, tuve que parar de trabajar, tomarme una pastilla para que se me quitara… Y dije: «Me ha vuelto a pasar, me ha vuelto a engañar mi mente para que yo intente hacer la mayoría de las cosas; es decir, obviando la delegación; y he vuelto a caer».

¿Alguna vez te ha pasado esto? Si es así, levanta la mano, ponla ahora aquí, al lado de tu cara, y luego golpéate. Porque es algo que, me incluyo, me acaba de pasar. Nos pasa una y otra vez porque nuestra mente nos engaña. Nuestra mente hace que continuemos con esa rutina, con esa rutina sin pararnos a delegar, a sistematizar para hacer las cosas bien.

Esto se lo digo una y otra vez, como te he dicho, a todos los empresarios con los que trabajo, a todos los profesionales con los que trabajo. Son profesionales que ya han aplicado la delegación, que están facturando millones y millones de euros… Pero vuelven a caer en el error de querer hacerlo por ellos mismos.

Normalmente, los emprendedores o los profesionales me ponen tres excusas. Tres excusas por las cuales nunca delegan.

La primera es que no tienen tiempo. Esta es probablemente la excusa estrella: «No tengo tiempo para ponerme a delegar».

La segunda es que «delegaré cuando gane más dinero, delegaré cuando vayamos mejor de ingresos».

Y la tercera es: «No puedo delegar, me es imposible delegar porque yo lo hago mejor que nadie».

Y, de nuevo, esto son excusas de nuestra mente. Porque, hasta que no deleguemos, va a ser imposible que tengamos más tiempo. Hasta que no deleguemos va a ser imposible que tengamos más ingresos. Y hasta que no deleguemos, va a ser imposible que tengamos los ingresos necesarios para poder contratar a personas que incluso hagan eso mejor que nosotros.

En definitiva, la clave de tu éxito está en delegar. Y en este capítulo me gustaría darte los tres pasos, los tres fundamentos que debes aplicar en tu empresa, en tu departamento, en tu negocio, para delegar correctamente.

Paso #1. Crea tu organigrama

El primer paso es saber cuántos puestos de trabajo debe(n) haber en tu empresa, saber la responsabilidad de cada una de las personas que hay en tu empresa. Esto se llama hacer un organigrama. Es decir, párate y di cuántas personas, cuántos puestos de trabajo necesito en este departamento o en esta empresa. Si estás en un departamento, pues quizás necesites un responsable de contabilidad, un responsable de administración, un responsable de facturación…, esto dentro del departamento de Contabilidad. Eh… Si estás en una empresa por completo, pues quizás necesites un responsable del departamento de Marketing, un responsable del departamento de Operaciones, o un director de Operaciones, un director de Marketing… Eh, por supuesto el CEO. Debes saber cuántos puestos de trabajo debe(n) haber en tu empresa. Esto se llama hacer un organigrama. Incluso aunque ahora mismo tú lo hagas todo, divídelo en diferentes puestos. Si tú haces las tareas del director de Operaciones, del director de Marketing, del director financiero… Ok, divídelo; divídelo porque la idea es que tú empieces a subcontratar primero, si ahora mismo no puedes contratar; y en un futuro a contratar personas para que lo vaya haciendo cada persona esa función.

Entonces quiero que te pares y escribas cuántos puestos de trabajo, cuántos departamentos habría(n) en esa empresa y qué personas se tendrían que hacer cargo de ese departamento.

Esa es la primera fase: organigrama; saber cuántos puestos hay en tu empresa, qué responsabilidad tiene cada persona.

Paso #2. Define cuantos puestos de trabajo son necesario para que el negocio funcione por sí solo con excelencia

Entonces, cuando ya tenemos ese organigrama, nos vamos a ir a la segunda parte, que es saber lo que hace cada persona, cada puesto de trabajo que está en ese organigrama. Y me explico. Si, por ejemplo, en el organigrama… Vamos a hacerlo fácil: en el organigrama has puesto que hay una persona encargada de facturación, pues debes establecer qué tareas –esto se llama descriptivo del puesto; repito: esto se llama descriptivo del puesto–, debes establecer qué tareas hace esa persona. Si hay una encargada, si hay un puesto que es el encargado de facturación, pues explica cuáles son esas tareas. Tarea número 1: recibir las facturas. Tarea número 2: el 28 de cada mes o el 30 de cada mes preparar la remesa para hacer el pago a proveedores. Tarea número 3: mandar un correo a todos los proveedores informando de que hemos hecho las facturas. Ya está. Estas son las tareas. Esto se llama el descriptivo del puesto, lo que hace esa persona.

Ya está. Ya lo tienes. Esto lo debes hacer con todos los puestos que hay en tu empresa; para poder, entonces, pasar al paso número tres.

Paso #3. Sistematiza cada tarea

El paso número 3 es sistematizar cada una de estas tareas. Aquí está la clave: debes sistematizar cada cosa que hace esa persona. Y ¿cómo lo harás? Pues, literalmente, escribiendo o grabando en un vídeo cómo se hace esa tarea.

La idea, para que te quede claro este concepto, la idea es que si otra persona viniera y no tuviera ni idea de cómo se hace ese trabajo, o esa tarea en concreto, al ver ese manual de procedimientos supiera cómo hacerla.

Para (para) que lo entiendas mejor, puedes mirar, por ejemplo… Algo con lo que lo vas a entender muy bien, puedes irte a Google, a Facebook, a alguna gran empresa, a Apple, e irte al apartado de Ayuda. Si te vas al apartado de Ayuda y pones algo con lo que quieres que te ayuden, verás un manual de procedimientos. Es decir, verás escrito cómo se hace esa tarea. Esto es lo que debes hacer tú en tu empresa. Y sí, sé que esto no le gusta nada a nuestra mente, sé que esto nos da pereza, sé que esto… pues puede que pienses que es muy difícil, que tienes que dedicarle muchos recursos.

Lo sé, lo sé porque a mí mi mente también me lo dice. Pero si quieres conseguir tu éxito, debes hacerlo. Si quieres conseguir tu éxito debes pararte y sistematizar. Debes pararte y decir «Ok, quiero delegar esta tarea, gestionar los correos». Cómo gestionamos los correos. Paso 1: tutututu; paso 2: tutututu; paso 3: tutututu. Ya está. Otra persona va a gestionar el correo por mí. Y, por ejemplo, solo me va a enviar los que yo tenga que contestar personalmente. Debes sistematizar cada cosa que hagas; incluso, atención, lo que más te guste. Y delega incluso lo que más te guste hacer. Debes sistematizarlo todo, porque esta es la única manera de poder escalar tu negocio, de poder escalar tu departamento, de poder escalar tu empresa.

Y, de hecho, yo diría que es tu responsabilidad, porque solo de esta manera vas a permitir que otras personas cumplan con su misión. Solo de esta manera vas a poder permitir que otras personas se desarrollen profesionalmente, porque al delegar haces que otra persona pueda cumplir su propósito profesional, pueda hacer esa que es su pasión. Y tú al mismo tiempo sigues creciendo. Sigues creciendo porque afrontas nuevos retos, afrontas nuevas tareas, afrontas lo que está en tu siguiente nivel.

Espero que tenga sentido para ti. Espero que utilices estos tres fundamentos. Son muy sencillos; por eso aplícalos. Aplícalos porque tu equipo depende de ello; tu empresa depende de ello; tu familia depende de ello; tu salud, como te he explicado antes, depende de ello. Es muy importante que delegues.

Recuerda: primero organiza el organigrama con todos los puestos de trabajo necesarios para que esa empresa, ese departamento funcione. Segundo: realiza el descriptivo del puesto, es decir, qué tareas hace cada persona dentro de ese puesto de trabajo. Y, por último, realiza tu manual de procedimientos, cómo hay que hacer cada tarea para que quede hecha de forma perfecta.

Eso es todo. Sé que te puede parecer… Te pueden parecer tres pasos muy sencillos, pero aplícalos. Aplícalos y te aseguro que tu vida, tu negocio van a cambiar. Y, por supuesto, comparte este vídeo con todos esos emprendedores, todos esos empresarios que conoces, todos esos profesionales que conoces y que sabes que van a tope, que sabes que se han quedado sin horas, que sabes que se están quemando de trabajar tanto.

Este conocimiento es muy necesario. Saber cómo sistematizar, saber cómo delegar es supernecesario. Por eso, compártelo con los miembros de tu equipo y con todas esas personas que sabes que necesitan esta información.